Berbicara tentang surat resmi, mungkin hal tersebut bukan lagi hal asing bagi Anda. Setiap orang pasti pernah diberikan tugas untuk membuat surat resmi, namun tentu saja bedanya adalah tujuan masalah yang akan dibahas di dalam surat tersebut. Kadang, surat resmi yang dibuat bersifat internal perusahaan untuk memperingatkan karyawan, mengadakan pengumuman untuk sebuah acara maupun menyampaikan informasi penting lainnya.
Mengapa Surat Resmi Penting?
Surat resmi merupakan salah satu bentuk dari sebuah dokumen yang memiliki tujuan tertentu untuk didistribusikan kepada pihak yang berwenang, baik berupa usulan, pemberitahuan, komplain, ataupun lainnya. Salah satu tujuan utama dari surat resmi adalah memastikan bahwa semua informasi yang dimuat di dalamnya dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh pihak yang bersangkutan. Selain tujuan utamanya, ada beberapa manfaat lain yang dapat Anda peroleh dari surat resmi, seperti:
- Meningkatkan Profesionalisme. Penggunaan bahasa resmi dalam surat resmi pasti akan membuat Anda terlihat lebih profesional. Dengan menggunakan kalimat singkat dan padat, surat resmi memungkinkan Anda menyampaikan informasi penting dengan jelas.
- Memudahkan Pengiriman Dokumen. Dalam era digital yang semakin berkembang pesat, penggunaan surat resmi pada dasarnya akan membuat pengiriman dokumen semakin mudah dan efisien. Jadi, Anda dapat memastikan bahwa dokumen akan sampai di tangan yang tepat tanpa mengalami kerumitan.
- MelegitimasidanMemberiKesanSerius. Selain profesionalisme, surat resmi juga akan memberikan kesan yang lebih serius dan melegitimasi apa yang Anda sampaikan. Dengan kata lain, surat resmi bisa menjadi sumber kepercayaan bagi penerimanya.
Persyaratan Surat Resmi
Surat resmi memang sangat penting bagi setiap orang. Apalagi bagi para pelaku bisnis yang mengandalkan dokumen dalam memperlancar bisnisnya. Untuk saat ini, Anda bisa menemukan berbagai jenis surat resmi yang dapat Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan. Namun, sebelum Anda benar-benar membuat surat resmi, perlu diketahui bahwa ada beberapa syarat wajib yang harus Anda penuhi. Syarat-syarat wajib ini adalah sebagai berikut:
- Bagian Pembuka. Bagian ini penting untuk memastikan bahwa penerima surat resmi Anda benar-benar tahu siapa Anda. Disarankan Anda selalu mencantumkan informasi identitas seperti nama, nomor identitas, alamat, dan lain sebagainya di bagian pembuka.
- Bagian Isi. Bagian isi ini berisi informasi utama yang akan disampaikan dalam surat resmi. Pada bagian ini, Anda harus dapat menjelaskan tujuan dari surat yang dibuat, deskripsi ringkas tentang masalahnya, dan informasi penting lainnya.
- Bagian Penutup. Bagian ini adalah bagian akhir dari surat resmi yang Anda buat. Disarankan agar Anda memasukkan informasi tambahan seperti tanda tangan, kontak, dan alamat untuk memudahkan pihak yang bersangkutan membalas surat Anda.
Contoh Surat Resmi
Untuk membuat sebuah surat resmi yang baik dan sesuai dengan format standar, Anda harus perhatikan segala persyaratan yang telah disebutkan di atas. Meskipun semua prosesnya terdengar mudah, berikut adalah contoh surat resmi yang dapat Anda jadikan sebagai panduan atau acuan dalam membuat surat resmi:
Kop surat
Kepada Yth.
Sdr. Kapolres Sumbar
di
Padang
Lampiran
Surat Pemberitahuan bersama dengan laporan polisi.
Hal
Pemberitahuan tentang pencurian barang berharga.
Isi
Dengan hormat, dengan ini kami memberitahukan bahwa pada tanggal 15 September 2020, datang seorang pria yang panjangnya lebih dari 165 cm dan beratnya kurang dari 65 kg ke alamat kami dan mencuri barang berharga. Orang itu membawa peralatan berharga yang disimpan di sini. Dengan ini, kita berharap agar Polres Sumbar dapat menangkap pelaku dan memperoleh kembali barang yang telah dicuri.
Demikian pemberitahuan kami mengenai masalah ini. Kami dengan hormat mengacu pada pihak berwenang di Polres Sumbar untuk mengambil tindakan yang diperlukan.
Hormat Kami
Yth. Kapolres Sumbar
di Padang
Dekan Fakultas Sastra
Universitas Negeri Padang
Keterangan :
Lampiran : Laporan kejadian
Tanda tangan
Deteksi Komputer
Ketua Polres Sumbar
Dengan adanya contoh surat resmi yang telah disampaikan di atas, Anda pasti sudah memiliki gambaran format dasar dalam membuat sebuah surat resmi. Dengan demikian, membuat sebuah surat resmi sangatlah mudah, asalkan Anda mengetahui persyaratannya dan mengetahui bagaimana cara membuatnya. Namun, meskipun surat resmi dapat membu
